会社員でも、経営者でも「仕事効率化」は永遠のテーマですよね。
僕は、独立してから仕事が忙しくなるにつれて、仕事効率化を常に考えるようになりました。
じゃないと、丸一日仕事で終わってしまうからです(汗)
いくら仕事が好きでも、友達と飲む時間や、趣味の時間は欲しい！
で、色々試行錯誤してやってきた仕事効率化の方法はこんな感じ。
仕事効率化は、めし食べすぎない、タイムリミット、スマホ見ない、前日に明日のやること書き出しておく、とかシンプルな事しかしてないけど、徹底すれば圧倒的なスピード感で毎日仕事できますよね。何事も習慣化が大事だなあ^_^
— JUN (@junjun1129blog) October 10, 2019
この記事では、普段僕がやってる仕事効率化の方法を12個紹介します。
使えそうなものがあれば参考にしてくださいね(^^)
目次
前日に明日やることカキカキしておく
これ、めちゃくちゃ大事です。
その日にやることを、その日に考えるのはとってももったいない。
何故なら、朝起きた時が人間は一番脳がクリアで、考えるリソースを持っているから。
なのに、当日になって「今日は何をしようかな」って考えてたら、それだけで20%くらい、脳力を浪費します。（僕の体感）
前日に、明日やることをリストアップしておけば、爆速で1日をスタートすることができますよ。
重要なことからやる
名著「7つの習慣」でも書かれてるから、常識になってますよね。
「重要なことから取り掛かる」ことを徹底することは、大事だなって心底感じています。
僕の場合、WEBマーケの仕事をしているので、「記事執筆」や「記事構成(マーケ)」が一番重要です。
一番頭を使うし、収益を上げる肝になる部分だからです。
僕はいつもこれらの仕事を最優先にやってます。
チャットとかメールが溜まってると、つい確認して返信したくなりますが、これらは残ったリソースでサクッと終わらせることができるし、頭もほとんど使わないので後回しです。
どんな仕事でも、収益を上げる大事な主体業務と、そうでない付帯業務がありますので、前者の主体業務を最優先に行うと仕事のスピードが恐ろしく早くなりますよ。
間違っても、チャットやメール返信、情報収集を先にやって、リソースを無駄遣いしちゃだめです。
スマホいじいじしない
当たり前ですが、仕事中にスマホをいじいじしちゃだめです。
会社員だったら、上司に叱られますが、フリーランスや経営者だと誰も注意してくれないので徹底しないといけないです。
スマホって中毒性があって、LINEやメールの通知が入っていると、脳が興奮して快感を得るらしいです。
だから、必要以上にスマホをチェックしたくなるんですね。
仕事に集中する時間と、スマホをいじいじする時間は徹底して分けるべきです。
環境は大事
仕事をする環境はめちゃくちゃ大事。
「会社員」だと働く場所は選べないですが、居心地が悪いなら、人間関係を良くする努力をすると良いと思います。
職場にいる人たちが好きで仲が良かったら仕事も楽しくなってきます。
どうしても馬が合わないとか、上司がこの上なく嫌いなら、転職したほうがいいですね。
「経営者・フリーランス」の場合は、職場を自由に選べますよね。特に最近はITフリーランスが多いと思います。
最高に集中できるオフィスを借りている場合は問題ないですが、カフェで仕事をする人も多いと思います。
場所が制限されず、どこでも仕事ができるので、僕も色々なカフェを転々としています。
気をつけないといけないのが、カフェ選びです。
まず、カフェというか「ファミレス」と呼ばれるところでは仕事しません。
何故なら、家族連れや高校生がむらがっているので、ざわざわして集中できません。
しかも、食べ物の匂いとか、赤ちゃんの鳴き声も飛び交いやすいので、仕事をする場所としては不向きです。
となれば、カフェなのですが、カフェでも選び方にこだわっています。
僕は、ビジネスマンとか資格の勉強をしている人が集まっているカフェを選びます。
みんな仕事や勉強に集中しているので、集中する「空気感」があるからです。
逆に、仕事を引退してただカフェでぼ〜っとしているおじいちゃんとか、化け物のような格好をしたおばあちゃんがいるカフェはだめです。（大変失礼ですが。汗）
とにかく、空気がどんよりして、締りがないし、仕事をする気になれません。
カフェで仕事するにも、どんな雰囲気で、どんな客層なのかを注意するだけで、仕事の生産性はかなり変わってくると確信しています。
目の疲れは大敵っす
「なんか集中できないなあ(´・ω・`)」
っていうとき、僕は目をつむります。
体は疲れていないのに、集中できないときって、目が疲れていることが多いです。
目が疲れていると、脳が「疲れた・・」と感じるみたいなので、5分でも良いのでその場で目をつむると回復します。
できるなら、座りながら10分位仮眠をとると飛躍的に回復します。
IT系の会社で、仕事中に全社員15分仮眠タイムという制度を設けているところもあるくらいです。
パソコン画面見てると、目がとにかく疲れるので、2時間に10分くらいは目をつむると良いですよ。
昼飯食べすぎない
ご飯を食べすぎると、眠くなったり、集中力が低下します。
満腹だと、血糖値が上昇して、「オレキシン作動性ニューロン」ていう神経細胞の働きが弱くなるんです。
「オレキシン作動性ニューロン」は、空腹時に働く細胞で、獲物を獲得して、生命を繋ごうとする原動力になります。
現代は、原始時代ではないので、槍でマンモスを狩る必要はありませんが、仕事において、結果を出す、やり遂げるというエネルギーの源になります。
僕は特に、米とかパンなどの炭水化物を食べるとすごく眠くなります。
消化にもエネルギーは消費しますので、日中仕事に精を出したいなら、腹6分目くらいに抑えておくことをおすすめします。
とりあえずやっちゃう精神
仕事ってつい完璧を求めちゃうけど、ある程度考えたら「とりあえずやってみよう！」の精神で手を動かしたほうが効率が良くなります。
何故なら、1の行動をすれば、2とか3の行動が見えてくるからです。
1をやってないのに、2とか3のことを考えても空想だけの話になって、いつまでも仕事が進まないです。
僕の場合は、記事書く時は、ある程度構成作りますが、ざっくり考えたらすぐ書き始めます。
ブログ記事でも、セールスレターでも「書いているうちに閃く」という現象が起こるので、当初計画していたギチギチの構成なんて簡単に崩壊します。
どうせ崩壊するので、考え過ぎは時間の無駄になると実感しています。
ある程度考えたら、すぐ行動。そしたら次が見えてくる( ﾟдﾟ)
視野を広く
個人プレイの仕事ならあまり関係ないと思うけど、関係者が多いプロジェクトを抱えている場合、自分が抱えている個の仕事ばっかりに気を取られていると、仕事に追われる状況に陥る可能性が高いです。
誰が・どの業務をしていて・いつ納期なのかなど、関わっている人の業務状況や、プロジェクト全体の状況を把握していないと、「間に合わない仕事」が生まれます。
すると、関係者との連絡が増えたり、再調整が必要になったり、ゴタゴタします。
ゴタゴタすると、仕事効率が落ちるのは言うまでもないですよね。
大きなプロジェクトを抱えている場合は、自分が仕事をするのではなく、全体把握や舵取りをすることに注力したほうが圧倒的にスムーズに仕事が進むと考えています。
仕事が好きだと、自分でやりたくなるけど、やらない勇気も大事ですね(´・ω・`)
連絡の仕方も大事
「連絡」をテーマに話すと、それだけで1記事書けちゃうんですが、重要な点だけポンポンと紹介しますね。
・結論の後に理由や詳細を伝える
・1回の連絡でまとめる
僕は、電話での連絡が嫌いです。
何故なら、突然電話が来ると、集中を妨げられるし、別にチャットで済むような内容のことばかりだからです。
「電話で話したいんです。」と言ってくる人ほど、めちゃくちゃどうでも良い話とか、チャットで100文字以内にまとめられる内容のものばかりです。
結局、電話で話したい人って「私の気持ちを聞いてほしいんです」的な、時間泥棒の人が多いのかなって思っています。
話が逸れましたが、連絡の仕方についてですが、チャットでも先程挙げた3つのポイントは欠かせないと思っています。
まず、結論から伝えて、その後に詳細や理由を伝えること。で、できる限り1回のチャットで終わるような連絡の仕方が大事。
「あ、あと・・・についてですが、」みたいな連絡をしてくるのはちょっとセンスないと思っています。
お互いが、スムーズに気持ちよくコミュニケーションを取る気遣いの部分なので、連絡の仕方1つで、人間性が出ちゃいますし、注意しないといけないですね(´・ω・`)
タイムリミットで焦らせる
何でもそうだと思うんですけど、時間制限を設けることが大事だなって最近強く思います。
会社員だったら就業時間が決まっていたりするから、それまでに今日終わらせないといけない仕事は集中して終わらせられると思います。
しかし、丸一日空いている日とか、特にフリーランスなんかは、仕事に時間制限がない仕事もあります。
そういう時って、ダラダラ仕事しちゃう時もあったりして、仕事効率が低下するんですよね。身も引き締まらないし。
なので、どんな仕事でも「何時前に終わらせよう」とタイムリミットを設けると、効率的に仕事ができますよ。
納期があったり、夜に予定があれば、自動的にタイムリミットはありますが、そうでない場合は、時間制限で脳を緊張状態にして、意図的に集中モードを作りましょう(^^)
人を頼っちゃう
仕事効率を上げるには、他力を使うことが有力な手段です。
会社員だと自分の役割が明確になっているので、上司でない限りは、淡々と仕事をこなしていくだけ。
個人事業主とか経営者は、「自分でやったほうが早いな」っていう状況が結構多いと思います。
でも、何でも自分でやろうとすると、事業の規模ってすぐに限界来るし、心身ともにいつも疲弊している状態になります。
人に仕事を振るときって、最初は時間も労力もかかるけど、担当者がなれてくれば、細かい説明しなくても、こちらの意図を汲み取って仕事をこなしてくれる人材が育ってくるはずです。というか、作らないといけないかな（汗）
人に依頼するようになると、一時的に収入も減るから「これで大丈夫かな..。」って不安になるけど、それよりも自分が何もしていないのに、仕事が回って、収益を上げられることに感動すべきかなと。
自分の時間と体力のリソースが空けば、次の事業にもどんどん着手することができますよ。
服とか悩むな！乙女か！笑
有名な話ですが、スティーブ・ジョブズは、毎日着る服が決まっています。
何故かって、人は何かを決断するごとに脳のリソースを消費します。
朝起きて、一番脳がクリアで体力も満タンの時に、
・今日は何を着ようかしら
・朝ごはんは何を食べようかな
・カフェどこに行こうかな
とか、考えているとどんどん脳が疲れて、肝心な仕事に力を発揮できなくなります。
僕は、フリーランスなので、どこでも仕事できるんですが、自宅かカフェで仕事をするのが基本です。
カフェに行く時に、どこのカフェに行こうかなとか、あそこは混んでいるから止めておいたほうが良いかなとか考えていました。
でも、そんなことを考えているうちに脳が疲れて、仕事に対するモチベーションも低下します。
それに気づいてからは、曜日ごとに行くカフェを決めています。
予め決めておけば、何も考えずに行動ができて、脳のリソースをできる限り仕事に回すことができます。
自分なりの仕事効率アップ法を見つける
普段僕が意識している仕事効率化ノウハウを紹介してきましたが、人によって合う合わないがあるはずです。
仕事効率化は、仕事を極めていく中で、自分の中で自然に生まれてくるものだと思います。
僕の仕事効率化の方法は、参考程度にして、是非ご自身で最高の効率化ノウハウを身につけてください(^^)
【 関連記事 】
◯【継続する力】欲や感情に負けず目標達成するコツ【王道です】